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国际交流与合作处

 

    请大家在准备申请材料的时候,认真研读以下文字,严格按照要求提交材料。所有列出材料均为向教育厅、自治区外办报批必备材料,如果不需要,不会在这里专门要求提交,请您一定仔细准备。如果您仔细阅读后,在填写和准备的过程中还有我们未提及的但您不明白或不清楚的地方,请和我们联系,我们会详细解答。但在说明中已经提及的要求,就请自行阅读并执行。国际会议申报手续结束,获上级部门审批后,需继续准备提交邀请外宾的相关材料,所需材料及相关流程参照我处主页“邀请来访”中相关办事流程。

 

所需提交的材料:

1.申请单位赴学校党委宣传部领取并填写会议申报表,并按要求赴相关部门审签;

2.举办国际会议的必要性说明和会议预期达到的目的,一式三份,学院或部门负责人签字盖公章;

3.会议主办方、承办方或协办方单位名称、合作会议办会协议书及外方机构背景资料(中文),一式三份,需学院或部门负责人签字盖公章

4.会议议题和主要内容分条罗列(包括分论坛)、会议时间和地点、会议规模(与会人员国籍、人数、工作单位、研究领域)、有关国际组织情况(有无国际组织参会者等),一式三份,学院或部门负责人签字盖公章

5.会议日程安排(具体每日时间表、活动城市、内容、地点、接待负责人姓名及手机号、提交材料文字为中文),一式三份,学院或部门负责人签字盖公章

6.参会人员名单(姓名、性别、出生日期、国家或地区、护照号码、护照有效期、所在单位、职务、职称、联系方式,请将同一国家或地区的参会人员排列在一起),一式三份,学院或部门负责人签字盖公章

7.参会人员的论文摘要(中文)一式三份,学院或部门负责人签字盖公章后赴学校社会科学处或者科学技术处审签;

8.外方代表护照复印件,一式三份;

9.会议期间或会后需安排专业性质的野外科考、调研活动,需提交每天详细出访往返路线图(带有经纬度和标注地),说明专业考察范围、地区及内容,并注明每天的安全及接待负责人姓名及联系方式,一式三份,学院或部门负责人签字盖公章

10.会议经费预算及证明(如涉及多个经费共同承担,需每个经费的主管领导签字)。需说明国际旅费、国内旅费、食宿、考察费用等会议涉及所有费用的预算及经费出处,如属科研经费,请注明科研课题名称和编号,附件提供模板,请参照模板所列开支项目进行预算,此材料要求一式三份,需要学院、经费主管部门会签后提交至国际交流与合作处。

11.会议情况说明。需要就是否有相关涉台和其他敏感问题及对策、是否邀请党和国家领导人以及外国政要或前政要出席会议等情况进行说明,一式三份,学院或部门负责人签字盖公章

12.被邀请人中外文简历(说明教育经历、工作经历即可)各三份。

 

特别说明:

1.召开国际会议的申请材料必须提前至少100天提交国际交流与合作处,以便及时报教育厅、科技厅(自然学科类)或区党委外宣处(人文社科类)批准,之后提交邀请所需材料,获审批后方可发出正式官方邀请函。不需要办理正式官方邀请函的,也必须履行邀请报批手续。

2.国际会议是指邀请超过3个(不含我国)或3个(不含我国)以上国家的人员参会的会议,低于以上人员数量的会议请勿填写“国际会议”,可使用“研讨会”、“论坛”、“学术会议”等措辞(仍需先赴党委宣传部申领并填写申报表)。我处在网页上均使用国际会议,主要是为了方便老师们迅速找到此项内容。

3.外事任务申报过程中的学院或部门领导签字盖章,是指国际交流与合作处仅接受学院院长或处室正处级领导签字,如果以上提及领导因长期出差等特殊原因无法签字,请学院党委书记或处室副处长签字。盖章指加盖学院或处室行政章。

4.协议是指经协议双方签署仍在有效期内的协议。

5.“经费主管领导”是指经费归口管理单位领导,例如:科研经费由社会科学处或科学技术处处长签字,加盖公章;学院经费由学院“财务一支笔签字,加盖学院公章。

国际交流与合作处咨询电话:8582221

附件:          

新疆大学举办国际学术会议申报表.doc

国际会议经费预算.doc 

新疆大学举办国际会议总结表.doc 

 

 

    

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